“服務到位”的《須知》早早便下發(fā)各省了，不料商人們對于參賽一事，卻并不如預想的那么積極——事務局細一了解才知道，此前的歷次世博會，因為缺乏組織，再加上時局動蕩，商人們交來的賽品往往是“有去無回”，賣出去了不知道去哪兒領錢，賣不出去連原物都不發(fā)還，再加上中國是當時世界上唯一征收出口稅的國家—一次博覽會下來，商人們往往還要倒貼不少錢，如此往復幾次，足以讓大家視“參賽”為畏途了。
而當時在其他國家，凡參加世博會的賽品一切運輸都是免費的。因為中國鐵路均為借款修建，陳琪不敢奢望“運費全免”，他只是立即上書交通部，委婉地請求打個對折。
交通部很快給了回復——火車最多打七五折，至于輪船，恕不在本部的管轄范圍內。
更令陳琪懊惱的是，他提交財政部請求給予賽品免稅政策的折子也被“打”了回來——因為所有賽品都要集中到上海裝船赴美，財政部的“讓步”僅限于1914年八九月間抵滬的賽品可以免稅，其余都在自原產地運出的第一道關口一次性征稅。
財政部的態(tài)度讓陳琪徹底憤怒了，他在回復財政部的電文中直指此項政策是“徒具免稅之名而無免稅之實”。絕望之下陳琪甚至提出，從事務局已經捉襟見肘的經費中拿出一部分，替商人們繳上這筆稅款。
陳琪的執(zhí)著終于讓財政部妥協(xié)，同意凡巴拿馬賽會中國參展品一律免于征稅；幾經討價還價之后，交通部也作出了讓步，規(guī)定所有赴賽物品的車船運費一律以七折收取。
在看得見的優(yōu)惠政策的鼓勵下，經過層層審查，1914年10月底，來自全國18個省的10萬多件赴賽物品已經堆滿了上海港的碼頭，僅江蘇一省，就有60個縣的16000多件賽品匯聚于此。
“巴拿馬博覽會一共才展出了20萬件展品，中國就占了一半——這固然是我們國家‘地大物博’的最好證明，但也帶來很多問題�！眲⒆骺嬖V記者。其實，籌備事務局在《出品人須知》上有明確規(guī)定，為保證種類豐富，同種參賽物品上交的量越少越好。而商家抱著擴大銷路的心理，往往一樣東西交個幾十箱上來，再加上互不“通氣”，幾個商家交來同種物品也是常事。而各省參賽協(xié)會致力于相互間的競爭，誰也不肯把自家的參賽物品撤掉……直隸赴巴拿馬賽會的總代表嚴智怡總結得最好，“中國以人參賽，非以國參賽也。”
1914年11月1日，“籌備巴拿馬賽會事務局”改為“巴拿馬賽會駐美監(jiān)督處”，陳琪擔任總監(jiān)督，中國參賽代表團正式成立。直隸、山東、浙江三省的赴賽代表作為中國代表團的“先遣團”，登上了開往美國的輪船。
“量米為炊”、“相地度材”
1914年12月6日，歷經一年半的籌備之后，中國赴巴拿馬賽會代表團終于啟程奔赴大洋彼岸。此時，巴拿馬運河已經開通，定于1915年2月開幕的世博會進入了倒計時。
與此同時，先期赴賽的三省參會代表已經在舊金山登岸了。剛一過關，就有當?shù)厝A僑偷偷告訴直隸代表嚴智怡，舊金山人對華人排斥得厲害，要不是賽會代表的身份，過關時一定會被嚴格盤查，稍有問題就會被扣下。
事實上，19世紀末以來美國的種種排華政策，已經引起了華僑的強烈憤慨，并險些對巴拿馬世博會造成影響——就在巴拿馬世博會的同一時期，南加州的圣地亞哥也召開了一屆規(guī)模要小很多的“巴拿馬加州萬國博覽會”，舊金山華僑因不堪忍受當?shù)卣缫暼A人的政策，明確表示抵制巴拿馬世博會，聲言將鼓動中國政府把中國館設在圣地亞哥，并將以資金支持圣地亞哥博覽會。這引起了地方政府和民間人士的極大不安，紛紛上書要求調整美國的移民政策，平息華人的不滿情緒。
很快，參加巴拿馬賽會的其他中國人也領教了美國人的“不友好”。
這年12月29日，經過近一個月的海上顛簸，途中遭遇兩次大風之后，40余位中國代表團成員連同第一批400箱赴賽物品，終于到達了舊金山。由于賽品運到上海時都是按省別裝箱的，監(jiān)督處工作人員要一一開箱，按出品種類重新歸類，再填寫報關單——工程浩大，難免忙中出錯。到美國后，海關要求開箱檢查，試開了一兩箱，光核對物品就用了三四個鐘頭，且發(fā)現(xiàn)箱中物品與報關單并不完全相符，整箱賽品隨即被扣留了。
參加巴拿馬賽會的江蘇代表王樹榛后來回憶說，起初中國人不懂得和海關官員“聯(lián)絡感情”，最終發(fā)展到每次開箱，稍有不符就下令封閉待查，美國海關官員給中國人的臉色更是難看。久而久之，大家漸漸明白了“動之以情”的重要性，于是準備了若干“贈品”，供美國海關官員隨意取用——此法果然奏效，美國的海關檢查由“極嚴”慢慢變成了“極寬”，到最后，海關官員竟和中國的辦事員們“彼此談話儼如朋友，檢點物品錯誤付之一笑”，再無惡意刁難之舉。
好不容易順利通關，陳琪又得到了一個壞消息——實業(yè)總長張謇傳下“口諭”，政府館建筑的包工費在原有基礎上減去十分之六，只給國幣9萬元——這意味著中國代表團要用別國建筑經費的十分之一甚至二十分之一，建造一座世博會上最大的展館。
由東道主提供場地、參賽各國自主建造政府館是世博會的慣例。巴拿馬世博會既以“促進東西方貿易合作”為主旨，自然將最大、最好的兩塊場地留給了中國和日本。
早在1914年6月，工商部的黃慕德和束日璐兩位委員就領著30名中國工人來到了舊金山。他們的美國之行也極為不順，原定的輪船以中國工人有病為由“拒載”，只能延期赴美。多虧國民政府電告駐美公使夏偕復，請其派人在舊金山港接應，才免得下船時再受刁難。中國政府館的選址位置雖然不錯，卻有個嚴重的缺陷——正好在舊金山海灘上。這無疑給施工增添了不小的難度，也使工程造價上去了不少。原來的預算尚且捉襟見肘，如今聽說撥款驟減，工人們已經罷工好幾次了。監(jiān)督處的中國辦事員們只能親自上陣幫工，才把大家的情緒安撫下來。
除了政府館外，中國的絕大部分賽品還是按照種類分散在博覽會的10個單項展館之中�！冻銎啡隧氈分斜居忻鞔_規(guī)定，各省收集賽品之后，要把需要各展館多大陳列面積一一報上，卻沒一個省照辦，以至于到了賽場才發(fā)現(xiàn)，中國賽品的數(shù)量遠遠超出了展區(qū)的承受能力。陳琪只得忍痛進行二次挑選，很多遠渡重洋的展品因此未能得到陳列，有些甚至從未開過箱——陳琪當時并不知道，這一無奈的舉動，會在將來給自己帶來多大的麻煩。
布展剛開始時，監(jiān)督處甚至失去了對場面的控制——各省都擅自開箱裝架陳列，都要先挑好位置、大面積�！案黟^陳列地點所塞滿者，為黑色之稻草，為破碎之空箱，為拋棄之腐爛品，為已開箱之陳列品，為待開之箱，為設備未完油漆未干之櫥架，有時致不能舉足……”從王樹榛的描述中，當時的混亂可見一斑。
這時候，61萬元的參賽經費只剩10萬余元了。當時1美元合華銀2塊6，一個布展工人的工資一天最少3美元，算下來光陳列一項就需要10萬元以上。陳琪已經兩次致電民國政府請求增加預算，都被駁回了，他又托嚴智怡寫信給在總統(tǒng)府工作的哥哥，希望能將問題輾轉反應到袁世凱的耳中，卻終究沒得到任何答復。
無奈之下，陳琪只能充分發(fā)揮他溫州人精打細算的特質，“量米為炊”、“相地度材”，用嚴智怡的話說，“皆以物品湊櫥架，不以櫥架湊物品”。各館地面一律鋪廉價的平松木板，簡單油漆，只在四周圍以中國式的欄桿、園墻、牌樓，再畫上各色花紋……中國特色濃郁的布展方式倒意外贏得了當?shù)孛襟w的不少好評。
第二批1400箱物品到達舊金山，已經是1915年1月29日，距離賽會開幕不到一個月的時間了。監(jiān)督處的工作人員們親自上陣布展，進度飛快，展品少的館不過20天，展品多的至多40天就布置完成了。雖然到世博會開幕時，中國只有美術、工藝兩館布展完畢，但由于一戰(zhàn)的影響，歐洲參賽各國還沒有到會——中國展品反倒搶在不少西方國家之前，在全世界面前亮相了。
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